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浅论银行档案工作未来的发展方向

作者:admin2014-11-17 10:03阅读:文章来源:未知
       科学技术的飞速发展,银行业务档案数量的激增以及保管成本的上升促使金融企业对未来档案工作发展方向的规划设计提出了更高的要求。笔者所在的中国银行根据多年档案工作的经验积累,尤其是实行垂直领导后十余年的档案工作实践,在探索档案科学管理新模式的同时,提出了“全覆盖、精细化、集约化、可持续发展”四项目标。
一、全覆盖是前提与基础
       “全覆盖”是在梳理明确了银行现有档案门类与各门类的归档范围后,理顺移交归档流程,做到应收尽收,应归必归,并保障档案实体的完整与安全。简言之就是要“收全”。
       我行通过总结多年档案管理的经验,将管理范畴划分成十余个档案门类。在档案门类上既要做到全覆盖,又要可掌控,不盲目设门类,增设门类需经档案主管部门论证与审批,分类尽量科学合理。国家档案局下发了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(即“10号令”)后,我行及时进行了宣贯布置,要求各部门分别梳理管理类文件的归档范围与保管期限表,我们在此基础上整合形成全行的总表,有利于指导全行的归档工作。在当前精简“红头”文件的形势下,应加强内容重要的合同协议、电子邮件、便函等起替代作用的“白头”文件的归档。
       当今的银行档案管理早已不再局限于文书与常规的几类专门档案范畴,而是逐渐向各业务领域延伸扩展。档案工作需顺应业务发展,与时俱进,加强各门类业务档案条线的协调沟通,尽量紧跟、贴近业务发展,力求通过调研摸底与业务部门共同建立管理制度,及时涵盖新的业务档案管理需求,实行动态化管理。
       在机构调整、流程整合过程中,要及时跟踪机构或部门职能的变化。每年进行年度归档前要提前布置,充分关注临时机构、撤并机构或新设机构的文件是否已纳入归档范围,制定专门的分类方案,做到应归尽归;从档案监管范围上,因受手段和报告路径的限制,目前只覆盖到国内档案管理网络,将来应尽可能扩展到附属机构和各境(海)外机构。
       此外,还应注意借助举办特定的大型活动,如“百年行庆”活动的契机,动员全辖机构和广大员工充分发掘提供史料线索,以移交或捐赠等形式丰富档案室藏。
二、精细化是质量保障
       俗话说“细节决定成败”,在前期“收全”的基础上还要做到井井有条地“管好”,将各项工作做实做细,这也是档案工作的专业性、权威性的体现。
       首先,各类档案规章制度必须细致严谨,适时修订,并及时汇编成《档案工作手册》以备查考,使各级档案人员工作中做到有据可依,有章可循;还要注意制度在总、分行层级的传导上会存在一定损耗,特别是二级以下机构在理解和执行上漏洞较多,所以档案管理部门必须履行好分级培训与监督、指导的职能。
       其次,档案信息化管理系统与制度紧密相关,系统是制度的工具化。所以要想查全、查准,准确提取档案中的各项数据、影像,规范与提升档案管理系统中的数据质量,剔除“垃圾数据”是十分必要的。这就要求制定配套的系统录入指引,各门类卡片录入项目需统一、细化要求,严格规范系统著录方式。如在录入指引中对“文件日期”应明确是形成日期还是移交日期;照片的“标题”也应明确表述结构,应包含照片档案的六要素;录入时应避免逻辑错误,全、半角符号混用等;公文运转过程中一些与归档无关的字样如“更正”、“重发”等要剔除。还要建立录入与复核两级机制,录入数据与影像扫描需经准确性、完备性复核,只有在测试环境中检验无误的数据才可导入到正式库;使用权限设置标准上也应该规范统一,以确保各类用户通过不同权限访问不同级别内容,避免扩大知悉范围而造成档案信息的失、泄密。
       再次,库房内档案实体的管理也要细化,确保档案实体与系统内的数据一一对应,接收移出有记录、排架有序,及时完善档案的存址代码标识(即为在各库房中准确检索到档案存址所编写的一组代码),并做到年终盘点,对缺失、损毁档案的数据进行记录、处理等。如果采用仓储式大库房,可以利用现代化的管理工具如条形码、无线射频技术(RFID)等有效提高管理效率。
三、集约化是价值取向
       档案工作是银行一项重要的基础工作,档案部门同时也是中后台成本中心。“应对银行档案的海量增幅,如何去‘成本化’已经成为银行档案管理工作科学转型的发展要点。高效、节能的档案管理模式才是适应银行档案长足发展的绿色生命线。”要想实现可持续发展,就要依托前瞻性的理念,从服务大局出发,提倡档案的集中统一管理,包括档案实体的物理集中与数据的逻辑集中,适度整合资源,节约管理成本。
       2007年银监会与国家档案局联合下发的《关于加强银行档案工作的意见》明确阐述,“要避免银行内部机构档案管理各自为政、分散管理的现象,做到档案工作统筹协调,档案实体相对集中保管,档案信息高度集中管理,统一标准、统一制度、统一监督指导。要科学整合银行内部各类档案信息资源,实现档案信息资源的集中统一管理,以充分发挥档案信息资源整体优势。
四、可持续发展是不竭动力
       如何在现有基础上保持可持续发展的态势是档案工作面临的挑战。档案工作要想实现可持续发展,必须建立在理顺工作流程、加大创新力度的基础上。
       一是进一步加强档案信息化建设。我行将档案信息化建设作为提升管理效能的抓手,每年对现有档案信息化管理系统及 WEB 查询系统进行优化改造,并要求对存量档案进行数字化加工,在档案信息化系统中开发了档案统计模块,将常规的年度统计工作通过系统自动加总完成,上报规模覆盖了全辖的档案数据,以体现档案垂直管理的成效。
       二是将档案考评机制常态化。我行2003年起开始实行对分行四年一度的档案工作目标管理综合考评机制,近两年又增加了年度归档网上考评,通过统一系统平台远程登录各级分行档案管理系统,对其年度归档情况进行网上检查评分,使原有的档案考评机制进一步科学化、常态化。
       三是加强档案人员队伍建设,提高人员素质。档案人员普遍兼职多,年龄偏大,素质不高,职级、薪酬长期偏低,因此影响了档案人员积极性的发挥。档案工作要留住人才,人员数量应与本行业务规模及所保管的档案数量相适应,应足额并力争实现年龄阶梯化的配置,加强档案人员的培训交流,提高人员综合素质及待遇水平,保持队伍的稳定与可持续发展。
       四是摒弃传统思维方式,大胆进行改革创新。如青岛银行自主研发了“仓储与条码”的档案管理模式,实现了对档案实时定位的“无序存放,有序管理”。满足安全可控条件下的档案外包托管,引入第三方中介进行档案整理、数字化加工与保管等方式也逐渐为更多单位所接受与青睐。

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